Voorraadbeslag berekenen: hoeveel cash ligt er op de plank?

Wat tel je mee als voorraadbeslag?

Begin bij de goederen die bedoeld zijn voor verkoop en die op de meetdatum werkelijk van jouw onderneming zijn. Denk aan artikelen in de winkel, in het magazijn en eventueel onderweg als ze volgens je inkoopafspraak al voor jouw rekening komen. Consignatievoorraad die nog eigendom van de leverancier is, vraagt een aparte behandeling. Leg zulke uitzonderingen vast, zodat je de volgende maand dezelfde grens gebruikt.

Reken voor deze stuurinformatie met de inkoopwaarde per artikel, niet met de verkoopprijs. De verkoopprijs bevat immers marge die nog niet is verdiend. Gebruik een consequente kostprijs: bijvoorbeeld de netto inkoopprijs plus rechtstreeks toerekenbare kosten die je intern altijd meeneemt. Bespreek met je boekhouder welke fiscale waarderingsmethode bij jouw onderneming hoort. De Belastingdienst stelt regels aan voorraadwaardering; een operationele berekening voor je inkoopbeslissingen vervangt die jaarrekeningwaardering niet.

De basisformule is eenvoudig: aantal stuks op voorraad maal inkoopwaarde per stuk. Tel de uitkomsten per productgroep op. Zo voorkom je dat een grote totale voorraadwaarde verhult dat het echte probleem maar in één hoek van het assortiment zit.

• Tel verkoopbare voorraad op één vaste peildatum.
• Gebruik de inkoopwaarde volgens één consequente definitie.
• Scheid eigen voorraad, consignatie en reeds gereserveerde klantorders.
• Bewaar aantallen én waarden, want alleen een geldbedrag verklaart niet waarom iets verandert.

Een rekenvoorbeeld per productgroep

Stel dat een woonwinkel veertig tafellampen heeft met een gemiddelde inkoopwaarde van 18 euro. Het voorraadbeslag van die groep is dan 720 euro. Daarnaast liggen er zestig kussenhoezen van 9 euro, samen 540 euro, en twaalf bijzettafels van 55 euro, samen 660 euro. De drie groepen leggen op de peildatum dus 1.920 euro vast.

Dat totaal zegt nog niet welke groep aandacht nodig heeft. Voeg daarom de verkoop van de afgelopen acht tot twaalf weken toe. Werden in die periode dertig lampen, vijftig hoezen en slechts twee tafels verkocht, dan hebben de tafels een ander risicoprofiel. Niet omdat 660 euro per definitie te veel is, maar omdat het geld bij het huidige tempo veel langer vastligt.

Reken desgewenst een grove voorraadduur uit: huidige stuks gedeeld door gemiddeld verkochte stuks per week. Bij twaalf tafels en gemiddeld een halve verkochte tafel per week is dat ongeveer vierentwintig weken. Gebruik die uitkomst als signaal, niet als belofte. Een gemiddelde houdt geen rekening met seizoen, een geplande campagne, levertijd of de vraag naar een specifieke kleur.

Vergelijk voorraad met je vrije geldruimte

Voorraadbeslag wordt pas echt bruikbaar wanneer je het naast je cashflow legt. Bepaal welk deel van je banksaldo al bestemd is voor btw, lonen, huur, leveranciers en andere verplichtingen. Wat daarna overblijft, is niet automatisch vrij te besteden, maar het geeft wel een realistischer beeld dan het saldo alleen.

Stel dat de winkel 7.000 euro op de bank heeft, waarvan 4.500 euro binnen vier weken nodig is voor vaste verplichtingen en reeds ontvangen facturen. Er blijft dan 2.500 euro aan ruimte over. Een voorraadbeslag van 18.000 euro betekent niet dat er morgen 18.000 euro beschikbaar kan komen; een product moet eerst worden verkocht en een prijsverlaging kan de opbrengst verkleinen. Het laat wel zien waarom een extra inkoop van 3.000 euro druk kan geven terwijl de winkel op papier veel bezit.

Koppel de berekening daarom aan je dertienwekenoverzicht uit het artikel over cashflow. Noteer grote geplande inkopen in de week waarin je ze moet betalen en wees voorzichtig met verwachte verkopen. Zo zie je of een aantrekkelijke leverancierskorting past bij je betaalritme of vooral nog meer geld naar het magazijn verplaatst.

Lees ook: grip op je cashflow met een dertienwekenoverzicht →

Vind de voorraad die stilvalt

Een totaal per categorie is een goede eerste stap. Voor gerichte actie heb je ook leeftijd nodig. Voeg per artikel de datum van laatste ontvangst en laatste verkoop toe. Maak daarna eenvoudige leeftijdsvakken, bijvoorbeeld korter dan zestig dagen, zestig tot honderdtwintig dagen en langer dan honderdtwintig dagen. Kies grenzen die passen bij jouw omloopsnelheid; een kerstcollectie en een basisartikel kun je niet eerlijk met dezelfde grens beoordelen.

Let op drie signalen tegelijk: hoge inkoopwaarde, weinig recente verkoop en weinig reden om een opleving te verwachten. Een artikel dat vorige week binnenkwam scoort misschien hoog in euro's maar is nog niet traag. Een seizoenartikel kan na de piek wel snel aandacht vragen. En een basisproduct met lange levertijd mag bewust ruimer liggen dan een trendartikel dat eenvoudig opnieuw te bestellen is.

Controleer daarnaast varianten. Soms verkoopt het model goed, maar blijft één maat of kleur staan. Een categorieoverzicht kan dat verbergen. Door op variantniveau te kijken, kun je een gerichte keuze maken: niet het hele product afprijzen, maar alleen de uitvoering die structureel achterblijft.

Kies een actie die bij de oorzaak past

Traag betekent niet automatisch korting. Vraag eerst waarom het artikel blijft liggen. Is de presentatie onduidelijk, ontbreekt er productinformatie, staat de maatvoering verkeerd of past het niet meer bij je assortiment? Een betere plek in de winkel of een heldere uitleg kan meer opleveren dan direct marge inleveren.

Bestel tijdelijk niet bij als er voldoende dekking is. Bespreek kleinere bestelseries of een langere betaaltermijn met de leverancier. Bundel alleen producten die logisch samen worden gebruikt en bereken vooraf wat de bundel met je brutomarge doet. Een retour aan de leverancier kan passend zijn als de afspraken dat toestaan. Afprijzen is een laatste maar soms verstandige route wanneer de verwachte opbrengst verder daalt en ruimte schaars is.

Leg per gekozen actie een evaluatiedatum vast. Zonder die datum verandert 'we kijken het nog even aan' gemakkelijk in nog een seizoen opslag. Meet na vier of zes weken hoeveel stuks zijn verkocht, welke marge overbleef en hoeveel inkoopwaarde daadwerkelijk is vrijgekomen.

• Stop of verlaag een nieuwe bestelling.
• Verbeter vindbaarheid, presentatie of productinformatie.
• Verplaats voorraad tussen winkel, webshop of vestigingen als daar aantoonbaar vraag is.
• Maak een berekende bundel of gerichte prijsactie.
• Neem afscheid van een artikel als ruimte en cash elders aantoonbaar beter werken.

Maak er een maandelijkse routine van

Plan iedere maand dezelfde peildatum en bewaar het vorige overzicht. Vergelijk niet alleen het totale bedrag, maar ook de verschuiving per productgroep. Een stijging kan logisch zijn vóór een druk seizoen. Een daling kan goed nieuws zijn, maar ook betekenen dat hardlopers niet tijdig zijn aangevuld. Schrijf daarom bij elke opvallende beweging één korte verklaring.

Houd de routine klein. Begin met de twintig artikelen met de hoogste inkoopwaarde en de artikelen die al lang niet zijn verkocht. Noteer voorraadwaarde, gemiddelde weekverkoop, laatste verkoopdatum, openstaande bestelling en gekozen actie. Daarmee krijg je meestal sneller grip dan met een lijst van duizenden regels zonder prioriteit.

Na drie maanden zie je patronen. Je ontdekt welke leverancier vaak tot grote sprongen in voorraad leidt, welke productgroep seizoensgevoeliger is en welke actie werkelijk geld vrijmaakt. Voorraadbeslag wordt dan geen los financieel getal, maar een terugkerende verbinding tussen assortiment, inkoop en cashflow.

Ook bruikbaar: een budget maken dat je op vaste momenten bijstuurt →

Controlelijst voor je volgende ronde

1. Kies één vaste peildatum en tel eigen verkoopvoorraad.
2. Bereken per artikel: stuks maal consequente inkoopwaarde.
3. Groepeer op categorie en markeer hoge waarden met lage verkoop.
4. Controleer seizoen, levertijd, varianten en openstaande bestellingen.
5. Kies één actie met een eigenaar en evaluatiedatum.
6. Stem fiscale voorraadwaardering apart af met je boekhouder of adviseur.